在制造、设计、建筑等行业，企业每天都会产生大量核心文件：产品图纸、设计方案、工艺流程图、客户资料等。这些文件一旦泄露，可能被竞争对手模仿，甚至导致项目流产、客户流失。
很多企业知道要加密，但还停留在“手动加密”或“靠员工自觉”的阶段，效率低、风险高。其实，现在已经有成熟的解决方案——企业文件图纸全自动加密。
所谓全自动加密，就是：员工正常办公，文件在保存的瞬间自动加密；未经授权外发，文件就打不开。整个过程无需手动操作，也不影响工作效率。
那么，这种自动防护如何设置？本文将用通俗语言，手把手教你通过5个简单步骤，实现企业文件的自动加密保护。
一、为什么需要全自动加密？传统方式太落后
很多企业还在用以下方法保护文件：
给文件夹设置密码
展开剩余82%要求员工自己加密压缩
把重要文件存到U盘或内网服务器
这些方法看似简单，实则漏洞百出：
员工容易忘记加密，或加密不规范。
文件一旦外发，就完全失控。
离职人员可轻松拷走未加密的原始文件。
而全自动加密则完全不同：它像一道“隐形防火墙”，在后台默默工作，所有指定类型的文件（如DWG、PDF、PPT）在创建或保存时，系统自动加密，员工无感使用，外泄无效。
二、全自动加密的核心原理：透明加密技术
全自动加密依赖的核心技术叫“透明加密”。
你可以这样理解：
内部可用：员工在公司电脑上打开、编辑、保存CAD图纸或Word文档，一切照常，感觉不到加密存在。
外部无效：如果把文件复制到U盘、发邮件、上传网盘，文件就会变成乱码，无法打开。
权限可控：谁可以解密？谁可以外发？都可以由IT管理员统一设置。
这种加密方式，既保障了安全，又不影响日常办公，是目前企业数据防护的主流选择。
三、实现全自动加密的5个步骤
下面以一款主流加密软件为例，介绍如何设置全自动加密。整个过程清晰明了，IT人员按步骤操作即可完成。
第一步：选择合适的加密软件
市面上支持全自动加密的软件不少，以下是几款口碑较好的产品：
安企神软件：功能全面，支持多种文件格式，适合中大型企业。
建议根据企业规模、行业和预算选择，并先申请免费试用。
第二步：部署服务器与客户端
在企业老板电脑上安装加密软件管理端、服务器端。
在所有需要加密的员工电脑上安装客户端。
客户端自动连接服务器，注册设备信息。
这一步通常由IT人员完成，耗时约1-2小时，不影响员工正常工作。
第三步：设置加密策略
登录管理后台，配置加密规则：
选择加密模式：一共5种加密模式，这其中包括透明加密、智能加密、只解密不加密、只读、不加密模式等。
2.选择加密的应用程序：
如：
图纸类：.dwg、.dxf、.stp、.igs
办公类：.docx、.xlsx、.pptx、.pdf
选择加密安全区域
策略设置后，会自动同步到所有客户端。
第四步：配置外发审批流程
有时文件需要发给客户或供应商，不能一概禁止。
因此，要设置安全的外发机制：
员工提交外发申请，填写接收方、用途、有效期。
相关负责人在线审批。
审批通过后，系统生成带密码或水印的加密包，自动发送。
这样既保证了协作效率，又防止文件被二次传播。
第五步：开启审计与告警功能
为了防患于未然，建议开启以下功能：
1.操作日志：记录谁打开了哪些文件、是否尝试打印或截图。
2.异常告警：如检测到大量文件复制、U盘高频使用，系统自动通知IT。
这些功能帮助企业做到“事前预防、事中控制、事后追溯”。
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